I en hektisk arbetsvardag är det lätt att lösa problem snabbt utan att gräva djupare i orsaken. Men när problem upprepas gång på gång blir det tydligt: vi släcker bränder, men vi löser inte grundproblemet. Här kommer en kraftfull metod in i bilden: Fem varför!
Vad är de Fem varför?
Metoden utvecklades av Toyota och är en enkel, men effektiv teknik för att hitta roten till ett problem. Genom att ställa frågan ”Varför?” fem gånger (eller fler vid behov) kan man komma fram till orsaken. Metoden fungerar särskilt bra för mindre komplexa problem där du behöver en strukturerad dialog och en snabb analys.
Så här använder du Fem varför:
1. Definiera problemet tydligt.
Börja med att formulera problemet så specifikt som möjligt. Det ger ett gemensamt fokus. Exempel: "Leveranserna är ofta försenade till kund."
2. Ställ frågan "Varför?" för att hitta orsaken.
Låt teamet tillsammans brainstorma och reflektera. När svaret kommer, ställer du "Varför?" igen. Upprepa processen tills ni når roten till problemet.
Exempel:
- Varför är leveranserna försenade?
För att produkterna inte är redo i tid.
- Varför är produkterna inte redo i tid?
För att vissa delar saknas i produktionen.
- Varför saknas delar i produktionen?
För att leverantören har levererat för sent.
- Varför levererar leverantören för sent?
För att vi beställer delarna för sent.
- Varför beställer vi delarna för sent?
För att vi saknar en tydlig rutin för inköpsplanering.
3. Identifiera roten till problemet
Efter fem varför (eller fler) kommer ni till det grundläggande problemet. I exemplet ovan är "brist på en tydlig rutin för inköpsplanering" den bakomliggande orsaken.
4. Vidta åtgärder för att lösa problemet.
Lösningen bör alltid riktas mot roten för att förhindra att problemet uppstår igen. Exemplet ovan: Skapa en tydlig rutin för inköpsplanering med ansvar och deadlines.
Tips för att lyckas med Fem varför:
- Inkludera rätt personer: De som är involverade i processen har bäst insikt i vad som går fel och varför.
- Håll det enkelt: Undvik att överkomplicera svaren. Var rak på sak.
- Fokusera på processer, inte personer: Målet är att förbättra systemet, inte att peka finger.
- Var flexibel: Ibland hittar du grundorsaken efter tre varför, ibland behövs sju. Anpassa metoden.
Avslutningsvis
Nästa gång ett problem dyker upp på arbetsplatsen, samla teamet och använd De fem varför. Det är ett enkelt, men kraftfullt verktyg som sparar tid, energi och frustration på lång sikt. Tillsammans kan ni lösa problem vid roten och skapa en bättre arbetsmiljö för alla!
Har du testat De fem varför? Hur fungerar metoden på din arbetsplats? Dela gärna med dig av dina erfarenheter! 🚀
Comments