Effektiva möten – förändra er möteskultur
Den svenska möteskulturen är exceptionell då så pass stor del av vår arbetstid går åt till möten. Bra möten kan vara kreativa, energigivande och skapa stort engagemang. Tyvärr ser verkligheten generellt sett inte ut så. År efter år visar möteskultursundersökningar i snitt följande statistik:
30 % av vår arbetstid går åt till interna möten (för chefer är det 50 %)
50 % av dessa saknar syfte och mål
50 % av alla deltagare är dåligt förberedda
40 % anser att det är otydligt vad som bestäms
För ett företag på 100 anställda så kostar mötena i lönekostnader ca 10 miljoner kr. I snitt lägger vi 5 ½ veckor i onödan på möten. Det är en kostnad på 77 000 kr per medarbetare om året.
Vår mission är att rädda svenska folket från dåliga möten. Det gör vi genom att föreläsa, utbilda mötesledare och arbeta med implementering och förändringar av möteskulturer på arbetsplatser.
Syfte och mål
-
Att mäta hur möteseffektiviteten ser ut på företaget idag.
-
Att skapa medvetenhet hur mycket möten kostar i tid och pengar och på det sättet skapa motivation till förändringen.
-
Att alla ska veta vad de kan göra för att skapa effektiva möten oavsett om de är deltagare eller mötesledare.
-
Skapa gemensamma spelregler för möten som alla har fått vara med och ta fram och kunskap kring hur detta ska implementeras i organisationen.
Resultat
Efter genomförd insats kommer ni ha åstadkommit följande:
-
En effektivare organisation där tid som förr gick möten nu används för värdeskapande arbete
-
Tydliga spelregler som gäller för alla möten
-
Ökad trivsel, högre effektivitet och bättre beslut
-
Mer motiverade medarbetare
-
Ett steg mot en högpresterande kultur
Upplägg
Steg 1 – Uppstartsmöte med beställaren
Innehåll:
– Planering av insatsen
– Stämma av detaljer i MKI undersökningen
– Ta fram mål för denna investering, på kort och långsikt.
Steg 2 – MKI (möteskvalitetsindex) undersökning
Vi skickar ut en undersökning till samtliga medarbetare med ca 15 frågor kring hur de upplever möten i vardagen. Denna sammanställs och rapporteras till HR och ledningsgruppen. Denna ligger sedan till underlag för föreläsningarna.
Steg 3 – Förankring hos ledningsgruppen
Rapportera svar från MKI. Berätta om forskning kring ledningsgruppens betydelse för företagets möteskultur. Syftet är att förankra insatsen genom att bland annat skapa förståelse för hur mycket tid och pengar företaget kan spara genom att effektivisera möten.
Steg 4 – Utbildning för chefer, ledare och möteshållare
Tidsåtgång: 2 dagar
Innehåll:
-
Rolig start – mingel med coachkortleken
-
Inspirationsföreläsning ”De sju vanligaste mötesmisstagen och hur vi kan undvika dem”. Denna föreläsning baseras på resultaten som har framkommit i MKI´n. Med humor och igenkännande skratt blir deltagarna medvetna om hur de alla kan bidra till och skapa effektivare möten.
-
Genomgång av MKI resultaten
-
Skapa gemensamma spelregler för möten
-
Lassiekurvan
Verktyg och metoder att använda under möten för att :
a. Hålla sig till beslutade spelregler
b. Starta igång möten
c. Generera idéer och fatta kvalitativa beslut
d. Få alla aktiva
e. Hantera ”utmanande” deltagare
f. Utvärdera och avsluta möten m.m. m.m.
Steg 5 (tillval) – Genomgång av befintlig mötesstruktur
Vi rekommenderar starkt att ta hjälp för att kvalitetssäkra och förbättra era befintliga möten genom att göra en genomlysning av möten och strukturer för möten. Vilka möten finns idag? Vad är syftet och målet med dessa? Vilka är med och vad förväntas de bidra med? När vi har hittat svaret på dessa frågor kan vi strukturera upp de befintliga mötena. Ofta kan möten tas bort, färre behöver vara med och ni hittar andra sätt att kommunicera information.
Steg 6 – Effektmätning
Efter ca 6-9 månader följer vi upp arbetet genom att mäta effekten genom en ny MKI undersökning. För kunder som genomfört de tidigare insatserna brukar effektiviteten ha förbättrats i genomsnitt mellan 20 % - 30 %.
Steg 7 – Fira era framgångar!
Denna förändringsresa kommer med största sannolikhet att visa sig i positiv bemärkelse både medarbetarenkäter då ni får mindre frustrerade och nöjdare medarbetare, förbättrade kundundersökningar då kunderna kommer få tag i er lättare då ni sitter mindre timmar i möten och i ert ekonomiska resultat då mer tid har gått till värdeskapande arbete. Så bjud in alla medarbetare och fira era framgångar tillsammans.
Nöjda kunder
“Workshopen tog upp och behandlade många av de typiska svårigheterna som många av oss upplever med möten. Det var en hel del aha-upplevelser och varje ny punkt diskuterades flitigt. Karin som föreläsare är behaglig och inspirerande att lyssna på. Vi alla kände att vi fick utrymme att diskutera olika problemställningar vi har gällande möten. Vi fick också prova på och lära oss några av de verktyg som beskrivs i boken Mötesräddaren och även andra handfasta tips som kan underlätta vår mötesvardag."
- Tahani Kaldeus, PHD-student på KTH samt ordförande för nätverket Diserna